Журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение" № 6/2012

Сотрудника учреждения системы МЧС направляют в командировку. Он планирует поехать на личном автомобиле. Как в этом случае компенсировать ему расходы и какие документы он должен представить?

Инструкцией об организации служебных командировок в системе МЧС[1] порядок возмещения сотруднику расходов в случае его направления в командировку на личном транспорте не предусмотрен.

Статьей 8 Федерального закона от 21.12.1994 № 69ФЗ «О пожарной безопасности» сотрудникам и военнослужащим ФПС, использующим в служебных целях личный транспорт, предусмотрена выплата денежной компенсации в установленных размерах.

В настоящее время действуют нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях, утвержденные Приказом Минфина РФ от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок». Этим же документом установлено, что выплата компенсации работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1 – 6, 8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – Письмо Минфина РФ № 57).

В частности, п. 1 данного письма установлено, что выплата компенсации производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Размеры компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранных марок зависят от того, к какому классу по своим техническим параметрам можно его приравнять (п. 2 Письма Минфина РФ № 57).

Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя учреждения (п. 3 Письма Минфина РФ № 57).

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

При определении размера компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 Письма Минфина РФ № 57).

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней (п. 5 Письма Минфина РФ № 57).

Компенсация не выплачивается за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется (например, работник находится в отпуске, болеет) (п. 6 Письма Минфина РФ № 57).

Расходы на выплату компенсации производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете учреждений (п. 8 Письма Минфина РФ № 57).

Согласно п. 4 Письма Минфина РФ № 57 работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в порядке, установленном настоящим письмом.  

[1] Инструкция об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утв. Приказом МЧС РФ от 10.01.2008 № 3.