В случае начала работы налогоплательщика не с первого месяца налогового периода стандартные вычеты, предоставляются налоговым агентом с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по другому месту работы (п.3 ст.230 НК РФ). Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы.

Предположим, что работник отработал в вашей организации январь 2010 года, а с февраля уволился, затем 8 месяцев нигде не работал и с октября 2010 года опять устроился на работу в вашу организацию. В этом случае для контроля предельной суммы доходов потребуется справка 2-НДФЛ за январь от вашей же организации. При этом факт отсутствия доходов в течение восьми последующих месяцев можно подтвердить копией трудовой книжки (письмо УФНС по г. Москве от 13.02.2009 № 20-15/3/013260@).

Если в отдельные месяцы у налогоплательщика вообще не было доходов, то стандартные налоговые вычеты накапливаются с начала налогового периода. Такое мнение подтверждается письмами Минфина России от 06.05.2008 № 03-04-06-01/118 и от 19.08.2008 № 03-04-06-01/254. Но надо заметить, что в этих письмах речь идет об отсутствии доходов в тот период, когда налогоплательщик являлся работником организации.

В вашем случае в течение восьми месяцев ваша организация не являлась налоговым агентом по доходам данного физического лица. Поэтому, по нашему мнению, вы не можете предоставлять стандартные вычеты за период времени, в течение которого данное физическое лицо не являлось вашим работником.

Если по окончании года окажется, что стандартные вычеты предоставлены в меньшем размере, то налогоплательщик может обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства. На основании налоговой декларации 3-НДФЛ и документов, подтверждающих право на такие вычеты, налоговый орган произведет перерасчет налоговой базы с учетом предоставления стандартных налоговых вычетов (п.4 ст.218 НК РФ).