Держим дистанцию, или Как наладить трудовые отношения на расстоянии |
04.09.2012 17:23 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Журнал «Кадровое дело», Вправе ли работодатель направлять удаленно работающих сотрудников в служебные командировки? - Да, вправе. Имеет ли удаленный работник право на забастовку? - Да, имеет. Влияет ли расстояние на ответственность работодателя? - Нет, не влияет. Центральный офис и филиалы, филиал и дополнительные офисы, отдел кадров и надомники, трудящиеся в разных городах далеко от головной организации… Разветвленная структура некоторых компаний порой может запутать даже опытного государственного инспектора труда, не говоря уже о самом работодателе. Однако оформлять трудовые отношения в таких организациях нужно так же, как и в любых других. Особой сложности в этом нет, если бы не одно но: существенное расстояние между отделом кадров и работниками на местах. Потому мы рассмотрим, чем дистанция в трудовых отношениях мешает работнику и работодателю, как она влияет на права и гарантии сотрудников, а также на обязанности самой компании. Трудности дистанционного оформления для работодателя1. Сложно вести кадровый документооборот. Например, подписывать договоры и приказы, своевременно вносить сведения в табель учета рабочего времени и др. При таком удаленном расположении рабочих мест сотрудников не всегда можно вовремя зафиксировать, что один из них не вышел на работу (болезнь, прогул и т. д.). Решить эту проблему можно, ведя унифицированный электронный документооборот по всей компании. 2. Работодатель пропускает срок, в течение которого сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Установленные статьей 193 Трудового кодекса сроки (см. таблицу) не рассчитаны на то, что дисциплинарное взыскание будут накладывать дистанционно. Поэтому в данном случае велика вероятность того, что работодатель пропустит их. Сроки привлечения к дисциплинарной ответственности
Пример Артур К., работающий в дополнительном офисе компании ООО «Сатурнион», систематически опаздывал на работу. Из-за удаленности головной компании руководство не подозревало об этом до тех пор, пока из-за опоздания сотрудника не сорвалась крупная сделка. Представитель иностранного холдинга прождал Артура в переговорной три часа и принял решение разорвать партнерские отношения с ООО «Сатурнион». Генеральный директор принял решение уволить сотрудника за прогул, но поскольку он отсутствовал на рабочем месте менее четырех часов подряд, не смог этого сделать. Тогда руководитель решил, что расторгнет с работником договор по пункту 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса (за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей). Но до этого к дисциплинарной ответственности Артура не привлекали, а документально подтвердить факт предшествующих опозданий работодатель не мог. В связи с этим сотруднику объявили выговор и предупредили, что следующее опоздание закончится для него увольнением. Совет Решить эту проблему поможет налаженный контакт с удаленным офисом и наличие электронных средств связи. Чтобы ознакомить работника с приказом о дисциплинарном взыскании под роспись в течение трех дней (ч. шестая ст. 193 ТК РФ), можно использовать курьерскую доставку. Документы в тему
3. Возникают проблемы с привлечением работника к материальной ответственности. Во-первых, бухгалтерия головной компании удалена от места, где работодателю причинили материальный ущерб (например, выявили недостачу). Во-вторых, сформировать комиссию для служебного расследования может быть трудно, потому что в обособленных подразделениях часто работает мало сотрудников. В-третьих, у работников филиала часто нет договоров о полной материальной ответственности (Приложение № 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Отслеживать, заключили указанные договоры с ними или нет, трудно из-за расстояния. Как правило, все выясняется уже после того, как работодателю причинили ущерб. А значит, в этом случае работник сможет возместить сумму только в пределах одного среднего заработка (ст. 248 ТК РФ). В-четвертых, для взыскания материального ущерба предусмотрены укороченные временные рамки по сравнению со стандартным трехлетним сроком исковой давности1 (ст. 196 ГК РФ). Поэтому работодатель может в них не уложиться. Решить эту проблему можно, создав специальные должности на местах (ответственные за выявление материального ущерба) и введя в компании электронный документооборот (с помощью него работодатель сможет своевременно отслеживать информацию о договорах полной материальной ответственности удаленных работников). 4. Работодатель задерживает сроки расследования несчастных случаев на производстве (таблица). Сложность возникает из-за того, что действия ответственных кадров в головном и удаленном офисах не всегда согласованны. Решить эту проблему можно с помощью отлаженной системы охраны труда (обучение уполномоченных сотрудников, четкая регламентация рабочего процесса, контроль за соблюдением правил охраны труда и др.). Стоит отметить, что указанные выше минусы вовсе не означают, что работодатели, которые ведут кадровый документооборот удаленно, автоматически нарушают трудовое право. Они лишь сталкиваются с дополнительными препятствиями, которые тем не менее можно преодолеть. Сроки расследования несчастных случаев на производстве
1. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивают позже. Пособие должны начислить на основании больничного листа в течение десяти дней с момента его получения2. Срок его предоставления работодателю удлиняется на то время, пока документ доставят в бухгалтерию головного офиса. Решить эту проблему поможет правильно организованная курьерская доставка. 2. Период запланированного отпуска трудно изменить вовремя. Из-за того что отдел кадров удален от места работы сотрудника, не всегда получается своевременно получить и обработать его заявление о переносе отпуска на другой срок. Решить эту проблему можно, отправив копию заявления с помощью электронных средств связи (например электронной почты, факса и др.). При этом оригинал заявления работник дополнительно направит обычной почтой. 3. Работник не получает трудовую книжку в день увольнения. Работодатели используют различные пути, чтобы выполнить требования закона и выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ). Например, вручают работнику письменное уведомление о том, что ему необходимо явиться в отдел кадров. Это действительно помогает преодолеть возникающие из-за расстояния препятствия с минимальными потерями. Но только для работодателя. Сотрудник же в большинстве случаев лишен возможности устроиться на другое место работы сразу после увольнения, так как его трудовая книжка опаздывает. В «Виртуальном кадровике» вы найдете кадровые документы о трудоустройстве надомников: трудовой договор, трудовая книжка, приказ о приеме на работу, заявление работника. Пример Галина К., работающая на дому в г. Челябинске, уволилась из ООО «Стентон», расположенного в г. Москве. Последним рабочим днем сотрудницы было 25 апреля 2012 года, а с 30 апреля она планировала выйти на новую работу. Поэтому Галина заранее позвонила в отдел кадров ООО «Стентон» и попросила направить ей трудовую книжку по почте. Но ей ответили, что сначала руководитель должен направить письменное уведомление в соответствии с частью шестой статьи 84.1 Трудового кодекса. Это уведомление работодатель готовил вплоть до 25 апреля и только в день увольнения выслал его сотруднице. С одной стороны, ООО «Стентон» не нарушил закон, но, с другой - Галина лишилась возможности вовремя выйти на новую работу. Она получила уведомление 1 июня, в этот же день направила свое согласие о направлении трудовой книжки по почте и получила ее на руки только 7 июня. Решить эту проблему можно, воспользовавшись курьерской доставкой, а также направив сотруднику уведомление заранее так, чтобы непосредственно в день увольнения работника иметь возможность выслать ему трудовую книжку по почте. В чем дистанционное оформление не мешает сторонам трудовых отношенийНесмотря на видимые ограничения, связанные с удаленностью головного офиса, расстояние ничем не мешает ни работнику, ни работодателю реализовать предоставленные им права и исполнять возложенные на них обязанности.
Во-первых, работодатель может свободно вводить определенный график работы, привлекать сотрудников к сверхурочной работе, а также направлять их в командировки. Чтобы все это реализовать, компании широко используют электронный документооборот и прибегают к помощи курьерской службы. Ознакомить сотрудников с введенным графиком работы на местах не трудно - работники могут расписываться в листе ознакомления (см. образцы). Во-вторых, работодатель в любом случае обязан предоставлять сотрудникам гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (например, гарантии, связанные с обучением, временной нетрудоспособностью и др.). Вне зависимости от того, оформили ли трудовые отношения с работником правильно или же в чем-то допустили ошибку, необходимые гарантии положены ему в полном объеме3. Ответственность работодателя Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства не зависит от того, трудятся работники удаленно или сидят на стационарных рабочих местах в главном офисе. Расстояние может оказать влияние лишь на сроки, в течение которых нужно выявить нарушение и привлечь компанию к ответственности. Ведь дистанция никак не отражается на сроке давности, установленном статьей 4.5 Кодекса об административных правонарушениях4. Поэтому зачастую именно из-за того, что эти сроки истекли, работодатель, оформляющий трудовые отношения с персоналом на расстоянии, может избежать административной ответственности. Закон против практики На практике Материал подготовила Наталия Пластинина, 1. Один месяц - для взыскания среднего заработка по распоряжению работодателя (ч. первая ст. 248 ТК РФ), один год - при взыскании ущерба в судебном порядке (ч. вторая ст. 392 ТК РФ). 2. Статьи 6, 10 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», приказ Минздравсоцразвития России от 26 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности». 3. Судебная практика подтверждает, что удаленность головного офиса не влияет даже на реализацию права на забастовку в соответствии со статьями 21, 409 ТК РФ (см. решение Октябрьского районного суда г. Новосибирска от 5 апреля 2011 г. по делу № 2-212/11). 4. Срок давности, связанный с ответственностью за нарушение правил привлечения к трудовой деятельности, составляет один год со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). |