Основой всего рабочего процесса на предприятии является бухгалтерская и финансовая документация. При этом, первичные документы занимают наибольшую часть всего документооборота. В связи с этим компании постоянно пытаются найти оптимальное решение, чтобы усовершенствовать рабочие процессы, осуществить сокращение затрат материального и временного характера, уменьшить влияние человеческого фактора.

Для этого был разработан автоматизированный документооборот в бухгалтерии. Данная система является огромным многопользовательским архивом, где хранится бухгалтерская документация. Он позволяет оптимизировать рабочие процессы, управление, планирование и контроль. Такая база данных дает возможность осуществлять различные операции в бухгалтерском учёте.

Благодаря использованию автоматизированного документооборота сокращается время (почти на 80%) на обработку документации. Документы можно сохранять в нескольких версиях. Всю информацию обновляют в онлайновом режиме. Поиск нужной документации становится быстрым и оперативным. Затраты финансового характера при этом значительно сокращаются, нет необходимости постоянно печатать документы.

С помощью автоматизированного документооборота в бухгалтерии устанавливаются ограничения к определённым файлам. В архиве происходит разграничение прав доступа к копиям, что убережет их от таких ситуаций, как кража, утечка информации либо непредвиденные потери бухгалтерской документации. Контроль за наличием документов ведётся более грамотно.

Ещё одним преимуществом автоматизации является возможность осуществления коллективной работы, сотрудники могут одновременно проводить операции с одним и тем же видом документа. Электронный архив представляет собой централизованное хранилище, что очень удобно для групп компаний. Риски налогового характера при этом значительно сокращаются, что помогает избежать штрафов.

Среди разработанных программ, осуществляющих такую автоматизацию, особо популярной является DocSpace (http://docspace.ru/). Указанная система производит управление электронной документацией и рабочими процессами на платформе MS SharePoint 2013:

• Она включает в себя все необходимые функции, обеспечивающие автоматизацию.
• Не требует больших затрат для внедрения, проведения настроек, привлечения программистов.
• Снабжена удобным, адаптированным для пользователей интерфейсом.
• Работает в соответствии с российской спецификой электронного документооборота.