Деятельность каждой компании предполагает создание определенного количества документов. При этом, оформление, хранение и даже уничтожение многих юридических значимых актов подчиняется строгим требованиям законодательства. Это, в частности, нередко приводит к появлению довольно внушительных по своему объему архивов, которые в некоторых компаниях занимают солидные площади. В то же время современные технологии позволяют уместить даже большое количество информации на маленький носитель. Речь идет, безусловно, о создании электронного архива – мероприятии, весьма популярном у руководителей организаций, стремящихся идти в ногу со временем.

И здесь у них есть два пути:

1. Перейти полностью или частично на электронный документооборот. Эта «дорога» весьма популярна у организаций банковского сектора, деятельность которых, как известно, предполагает создание огромного количества различных актов. Используют этот метод, разумеется, многие прочие фирмы. Конечно, создание электронного архива в данном случае подчиняется строгим правилам, установленным в законе.
2. Можно создать обычный архив, продублировав его электронным. В случае если данное мероприятие сопровождает такую услугу специализированного центра, как внеофисное хранение документов, это позволяет избавиться от значительного объема бумажной документации, сохранив при этом доступ к содержащейся в ней информации.

Как это работает? Для начала заключается договор с архивной компанией, исполнители которой забирают бумаги по описи, их каталогизируют и систематизируют, а также инициируют сканирование документов – мероприятие, направленное на создание электронного архива.

Имея в своем распоряжении высокопроизводительное технологичное оборудование, фирмы-исполнители способны оперативно обработать даже большой объем бумаг, даже если они сброшюрованы или сшиты в книги.

Но и это еще не все. После того, как документы будут обработаны, информация подлежит распознаванию и индексации. Таким образом, фирма-заказчик решает сразу множество проблем: избавляет себя от необходимости погружаться в тонкости архивного дела, освобождает полезные площади и получает беспрепятственный и молниеносный доступ к архивной информации. При этом ей не нужно приобретать дополнительное программное обеспечение или оборудование, проводить обучение персонала или осуществлять иные подобные действия. Все, что нужно, это доступ к компьютеру и интернету. Несколько кликов мышки и необходимые сведения оказываются доступны. Причем, это касается только субъектов, уполномоченных на то владельцем информации. Сведения передаются по зашифрованным каналам и не доступны третьим лицам. Они хранятся на отдельном сервере под защитой и имеют резервную копию, что также немаловажный аспект, ведь даже в случае выхода из строя оборудования, данные не будут утрачены.