Бизнес выбирает электронное архивирование |
08.05.2014 08:58 |
Деятельность каждой компании предполагает создание определенного количества документов. При этом, оформление, хранение и даже уничтожение многих юридических значимых актов подчиняется строгим требованиям законодательства. Это, в частности, нередко приводит к появлению довольно внушительных по своему объему архивов, которые в некоторых компаниях занимают солидные площади. В то же время современные технологии позволяют уместить даже большое количество информации на маленький носитель. Речь идет, безусловно, о создании электронного архива – мероприятии, весьма популярном у руководителей организаций, стремящихся идти в ногу со временем. И здесь у них есть два пути:
Как это работает? Для начала заключается договор с архивной компанией, исполнители которой забирают бумаги по описи, их каталогизируют и систематизируют, а также инициируют сканирование документов – мероприятие, направленное на создание электронного архива. Имея в своем распоряжении высокопроизводительное технологичное оборудование, фирмы-исполнители способны оперативно обработать даже большой объем бумаг, даже если они сброшюрованы или сшиты в книги. Но и это еще не все. После того, как документы будут обработаны, информация подлежит распознаванию и индексации. Таким образом, фирма-заказчик решает сразу множество проблем: избавляет себя от необходимости погружаться в тонкости архивного дела, освобождает полезные площади и получает беспрепятственный и молниеносный доступ к архивной информации. При этом ей не нужно приобретать дополнительное программное обеспечение или оборудование, проводить обучение персонала или осуществлять иные подобные действия. Все, что нужно, это доступ к компьютеру и интернету. Несколько кликов мышки и необходимые сведения оказываются доступны. Причем, это касается только субъектов, уполномоченных на то владельцем информации. Сведения передаются по зашифрованным каналам и не доступны третьим лицам. Они хранятся на отдельном сервере под защитой и имеют резервную копию, что также немаловажный аспект, ведь даже в случае выхода из строя оборудования, данные не будут утрачены. |