Современный документооборот осуществляется в бумажном и электронном варианте. Иногда два оба этих мероприятия существуют параллельно – сегодня многие компании инициируют сканирование документов для облегчения работы персонала с документацией. Кроме того, налоговые органы допускают существование отдельных первичных актов в электронном виде, но при соблюдении целого ряда законодательных предписаний. Как бы то ни было, но и в том, и в другом случае обеспечение сохранности первичных сведений – важная задача всякой организации, которую она должна решать в течение определенного периода. Его продолжительность зависит от многих факторов, но первостепенное значение имеют требования закона, который предписывает хранить многие акты годами, а то и десятилетиями.

И все же рано или поздно указанный период подходит к концу и тогда у компании возникает право уничтожить ненужные ей бумаги. Но и этот процесс сопряжен с целым рядом формальностей, соблюсти которые просто обязана всякая фирма.

В данном случае значительные преимущества имеют те организации, которые предпочли профессиональное внеофисное хранение документов. Специализированные центры обработки данных способны обеспечить соблюдение установленного законом порядка уничтожения бумаг. Конечно, данный процесс можно инициировать и самостоятельно. В этом случае придется выполнить следующие этапы:

Этап первый. Формирование специальной комиссии, состав и полномочия которой утверждается руководителем компании. Именно она принимает решение о выделение документов, подлежащих уничтожению. Как правило, в перечень включаются бумаги, срок хранения которых уже истек.

Этап второй. Составление акта о выделении документации, подлежащей уничтожению и составление описи дел. Форма данного документа содержится в Правилах работы архивов организации.

Этап третий. Отбор указанных документов и передача их для уничтожения.

Этап четвертый. Физическое уничтожение документации.

Этап пятый. Фиксация факта утилизации бумаг. На этом этапе составляется соответствующий акт об уничтожении документов, утверждаемый руководителем организации.

Все создаваемые в процессе уничтожения акты вместе с описями дел хранятся в соответствующем архиве. Итак, как мы видим, уничтожение документации сопровождается появление новой. Для того чтобы избежать ошибок на любой из вышеперечисленных стадий, лучше воспользоваться помощью профессионалов.

Это поможет значительно минимизировать временные, а в конечном итоге, и финансовые затраты компании. Кроме того, сотрудничество со специализированными фирмами позволяет решить и целый ряд прочих задач, ведь перечень услуг архивных компаний широк и разнообразен. Воспользовавшись их содействием, в частности, можно создать электронный архив уничтожаемых документов, который, по понятным причинам, не займет много места.