В наш век, когда почти вся информация находится в компьютере - потеря данных, это недопустимая ошибка, поэтому вполне разумно обезопасить себя и использовать для создания копий специальные программы архивирования или воспользоваться надежном программным обеспечением на своем компьютере. Одно из преимуществ такого программного обеспечения как Windows Backup — это простота программы архивации, которая позволяет записывать копии на переносной носитель, который легко хранить в безопасном месте.

Мастера настроек этой программы, облегчают сложные задачи и гарантируют, что ничего не будет пропущено при создании копии. Еще всегда надо обращать внимание на имена файлов и метки.

Важное место для архивирования занимает расширение настроек, то есть важно указать, как должна совершаться архивация ( регулярно или периодически ), и как должна записываться копия ( поверх старой или дописываться к ней ). Также важно обновлять резервные копии данных, чтобы гарантировать защиту от потерь.

Проверять архив надо обязательно, чтобы убедиться, что ничего не потеряно из базы данных. И, наконец, желательно запланировать процесс архивирования на нерабочее время.

Очень часто принятие ответственных решений руководством организации, зависит от оперативности использования документов, которые находятся в архиве.